Tramite il proprio regolamento in materia di gestione dell'albo pretorio online, ciascuna istituzione scolastica disciplina il modo in cui viene organizzato e gestito l'Albo Pretorio telematico.
Il servizio, che sostituisce la pubblicazione cartacea, è regolato dalla Legge n. 241/1990 e dalla Legge n. 69/2009.
In questo approfondimento, tratteremo nello specifico:
- qual è la struttura dell'Albo Pretorio On Line;
- le funzioni dei responsabili della pubblicazione degli atti;
- gli obblighi di chi redige gli atti;
- quali sono gli atti pubblicabili e cosa li distingue da quelli non pubblicabili;
- programmazione, riservatezza e repertorio delle pubblicazioni.
Albo Pretorio On Line: cos'è, com'è strutturato e quali finalità persegue
Come abbiamo accennato in introduzione, l'Albo Pretorio On Line è quello spazio sul sito web istituzionale di una istituzione scolastica che viene riservato alla pubblicazione degli atti per i quali le disposizioni di legge e di regolamento prevedono l'obbligo di pubblicazione.
Situato nella Home Page del sito e collegato con apposito link, l'Albo Pretorio On Line deve avere una struttura, delle dimensioni e una disposizione che consentano:
- l'integrale e agevole reperibilità all'interno del sito web;
- la conoscenza dell'intero contenuto dei documenti pubblicati.
Per questa ragione, è consentita la suddivisione dell'Albo Pretorio On Line in sezioni e categorie a seconda dei soggetti Responsabili dell'atto da pubblicare.
Nello specifico, la pubblicazione ha la finalità di fornire presunzione di conoscenza legale dei documenti stessi e del loro effetto giuridico.
Funzioni del responsabile della pubblicazione nell'Albo Pretorio On Line
Sono diverse le figure responsabili dell'Albo Pretorio On Line. Se a occuparsi della corretta tenuta dell'Albo è, in generale, la figura del Dirigente Scolastico, deputata al responsabile del servizio informatico è l'operatività del sito web dell'istituzione scolastica.
Infine, il Dirigente Scolastico individua mediante specifico atto il responsabile della pubblicazione sull'Albo Pretorio On Line dei documenti previsti dalla normativa, e gli fornisce le credenziali necessarie.
Per entrare nel particolare, la principali funzioni di quest'ultima figura sono:
- ricevere, da parte di chi lo ha generato, il modulo di richiesta di pubblicazione dell'atto;
- verificare la correttezza delle date di affissione e defissione;
- pubblicare l'atto;
- redigere il referto di notifica e inviarlo a chi ha generato l'atto;
- conservare il repertorio degli atti pubblicati e dei referti di notifica;
- operare, qualora sia necessario pubblicare dati personali, in sinergia con i responsabili del trattamento dei dati personali e della gestione del sito web.
Obblighi del responsabile che genera l'atto da pubblicare
Il responsabile della creazione dell'atto dovrà assicurarsi di caricare il documento in formato elettronico ma, soprattutto, che il documento sia pubblicato in un formato non modificabile da terzi.
In aggiunta, dovrà anche verificare la presenza di opportuni omissis laddove siano contenuti dati personali di natura sensibile o giudiziari. Quindi dovrà assicurarsi che gli atti da pubblicare riportino in modo chiaro e visibile:
- numero di repertorio dell'Albo Pretorio e numero di protocollo;
- data di pubblicazione e di scadenza;
- descrizione o oggetto del documento;
- lista degli allegati consultabili riferiti alla pratica.
Fatto questo, potrà inviare la richiesta di pubblicazione al responsabile individuato dal Dirigente Scolastico.
Albo Pretorio On Line: quali sono gli atti pubblicabili?
La pubblicazione nell'Albo Pretorio On Line è obbligatoria per tutti gli atti per i quali la legge prevede l'adempimento. In particolare:
- gli atti interni vengono pubblicati in versione integrale e conforme all'originale, compresi i relativi allegati;
- i provvedimenti vengono pubblicati in formato elettronico, così da garantirne inalterabilità, integrità e immodificabilità nel tempo.
Bisogna tuttavia segnalare che non sono soggetti alla pubblicazione atti e documenti il cui adempimento non produce effetti legati. In questo caso, è possibile pubblicarli direttamente in versione cartacea negli appositi spazi informativi o anche collocarli nelle altre sezioni del sito web dell'istituzione scolastica.
Programmazione, riservatezza e repertorio delle pubblicazioni sull'Albo Pretorio On Line
Gli atti che il responsabile della pubblicazione dovrà caricare sull'Albo Pretorio On Line vanno trasmessi a un indirizzo email ben individuato, insieme al modello di richiesta della pubblicazione. Su quest'ultimo, devono essere indicati:
- estremi del documento;
- durata dell'affissione comprensiva di giorno iniziale e finale;
- normativa o regolamento che prevede la pubblicazione;
- indicazione dell'eventuale urgenza per affissione o restituzione;
- eventuali allegati;
- durata, modalità e gestione dell'accesso all'atto da pubblicare.
Nel caso siano presenti dati personali all'interno dei documenti, vanno rispettate le indicazioni contenute nel D.Lgs. n. 196/2003 e nel D.Lgs. n. 82/2005.
Qui la consultazione degli atti va consentita in modalità "sola lettura", mentre il download potrà essere effettuato in un formato che impedisca qualsiasi alterazione.
Per quanto riguarda il repertorio delle pubblicazioni presenti nell'Albo Pretorio On Line, è necessario redigere un apposito registro in atto cartaceo i seguenti dati:
- numero cronologico per ciascun atto pubblicato e per ciascun anno;
- natura e oggetto dell'atto pubblicato;
- estremi identificativi dei soggetti che hanno richiesto e pubblicato l'atto;
- date di affissione e defissione;
- durata totale della pubblicazione;
- eventuali annotazioni utili.
