Il portale IPA, o Indice delle Pubbliche Amministrazioni, è una piattaforma telematica di libera e gratuita consultazione che contiene tutti i riferimenti per comunicare con le Pubbliche Amministrazioni e i Gestori di Pubblici Servizi. Nella banca dati gestita dall'Autorità per l'Italia Digitale, AGID, sono quindi incluse anche le istituzioni scolastiche. Vediamo nello specifico quali dati possono essere consultati e in cosa consiste la figura del referente IPA nelle scuole italiane.
Indice delle Pubbliche Amministrazioni: riferimenti normativi e dati consultabili su IPA
Sono diversi i riferimenti normativi che regolano l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni, gli obblighi di iscrizione e l'aggiornamento dei dati contenuti. Nello specifico, queste sono le fonti:
- D.Lgs. n. 82/2005, Codice dell'Amministrazione digitale;
- DPCM del 3 dicembre 2013, Regole tecniche per l'adozione del protocollo informatico;
- Linee guida IPA dell'11 aprile 2019;
- D.Lgs. n. 33/2013, sugli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni;
- Istruzioni del MIUR sulle procedure di accreditamento su IPA delle nuove istituzioni scolastiche.
Per quanto riguarda le procedure di consultazione, la ricerca si effettua mediante la denominazione o il codice fiscale dell'ente.
Questi invece sono i dati consultabili su IPA per le pubbliche amministrazioni e, quindi, anche per le istituzioni scolastiche:
- categoria dell'ente;
- responsabili e referenti degli enti;
- eventuali soggetti delegati;
- domicilio digitale, ossia indirizzo di posta elettronica ordinaria e indirizzo di posta elettronica certificata;
- riferimenti per la fatturazione elettronica;
- codice IPA;
- ufficio per la transizione digitale;
- normativa di riferimento.
Domicilio digitale e codice univoco di fatturazione
Dal punto di vista del domicilio digitale, il portale IPA costituisce l'elenco pubblico e gratuito sul quale ricercare e verificare gli indirizzi di posta elettronica certificata delle pubbliche amministrazioni. Istituito dal Codice dell'Amministrazione Digitale, il D.Lgs. n. 82/2005, all'articolo 6 si legge che le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificata
"per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata"Altro dato consultabile in seguito all'accreditamento all'IPA delle pubbliche amministrazioni è il codice univoco di fatturazione. Si tratta di un codice composto da 6 caratteri alfanumerici che va riportato in ogni fattura elettronica emessa nei confronti della pubblica amministrazione.
In linea teorica, è possibile per una medesima struttura amministrativa avere più codici univoci a seconda degli uffici interessati. Se in una fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione non è presente il codice univoco, essa verrà rifiutata dal Sistema di Interscambio.
Adempimenti delle istituzioni scolastiche e procedura di accreditamento su IPA
Come accennato nel paragrafo precedente, anche le istituzioni scolastiche devono iscriversi all'Indice delle Pubbliche Amministrazioni. A tale proposito, oltre ad accreditarsi al portale IPA, le scuole dovranno anche:
- aggiornare le informazioni pubblicate sull'indice;
- verificare i dati pubblicati almeno ogni 6 mesi come previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale.
Il Dirigente Scolastico, in quanto rappresentante legale dell'ente, è il responsabile della corretta esecuzione dei tre adempimenti. In caso di delega al DSGA o a un assistente amministrativo, sarà comunque compito del DS vigilare sul loro operato. Per accreditarsi sul portale IPA, le scuole di nuova istituzione a seguito di un procedimento di dimensionamento scolastico, devono effettuare la procedura dalla sezione Accreditamento Ente. I dati necessari per la procedura sono:
- la casella di posta elettronica certificata istituzionale, con dominio @pec.istruzione.it;
- un certificato valido e operativo di firma di firma digitale del Dirigente Scolastico.
Referente IPA nelle scuole: chi è, come cambiarlo, come nominarlo
All'inizio del 2017, il Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della ricerca ha comunicato l'individuazione dei DSGA quali referenti della propria istituzione scolastica in relazione alla verifica che i dati presenti sul portale IPA siano corretti. Nell'ambito scolastico, infatti, i referenti IPA sono i soggetti che hanno il compito di interagire con il gestore del portale ai fini dell'inserimento e dell'aggiornamento dei dati previsti dalla normativa.
Per cambiare il referente IPA, l'ente interessato dovrà seguire le istruzioni presenti sulla pagina dedicata dell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni:
- cercare il proprio ente su IPA;
- compilare il modulo online con i dati del nuovo referente;
- verificare i dati inseriti nel modulo di richiesta ricevuto all'indirizzo indicato per il nuovo referente IPA;
- dal sistema di protocollo informatico dell'Ente, inviare il modulo ricevuto all'indirizzo ipa@pec-ic.agid.gov.it.
In alternativa, sarà comunque possibile inviare allo stesso indirizzo il modulo firmato con firma digitale qualificata da una casella di posta elettronica certificata.
