Con l’aumento delle iscrizioni degli studenti italiani a scuole e università estere, è cresciuta anche la richiesta di documentazione alle istituzioni scolastiche italiane di provenienza.
Vediamo nello specifico:
- di quali documenti si tratta;
- le possibilità e i limiti della produzione documentale da parte della scuola;
- la legalizzazione della firma del Dirigente Scolastico sui documenti.
Iscrizione a scuole estere: quali documenti vengono richiesti alla scuola di provenienza?
In gran parte dei casi, la documentazione richiesta dalle scuole e università estere agli studenti non rientra in quella regolamentata dall’ordinamento scolastico italiano né dalla prassi della Pubblica Amministrazione.
Alcuni esempi che permettono di farsi un’idea sono:
lettere di raccomandazione;
- profili di personalità;
- valutazioni scorporate dagli Esami di Stato.
In questo caso si tratta di documenti che, benché caratterizzino le scuole estere e il loro funzionamento, non si legano alle prassi normative delle scuole italiane. In altri casi, invece, scuole e università estere richiedono una produzione documentale con firma del Dirigente Scolastico da legalizzare nell’Ambito Territoriale di competenza.
Proprio per la vastità della documentazione che può essere richiesta, ha senso soffermarsi su quali sono le possibilità e i limiti di tale produzione, nonché sulle informazioni utili per le famiglie e per il personale scolastico.
Esempio di regolamento: i limiti della produzione documentale scolastica
La necessità di chiarire quali documenti possono essere prodotti e quali sono invece i limiti della produzione documentale ha portato diverse scuole a emanare apposite istruzioni operative. Secondo queste regole, come nell’esempio di un Liceo di Vicenza, un’istituzione scolastica rilascia solamente:
- diplomi e certificazioni previste dall’ordinamento italiano, pertanto diplomi, certificati di diplomi, attestati di valutazione, certificati di frequenza;
- ogni altra documentazione prevista dalla normativa vigente, nei limiti temporali da essa previsti.
Gli atti vengono rilasciati agli interessati o ai loro delegati per iscritto, per cui non è prevista la spedizione diretta dalla scuola di provenienza alla scuola o università estera.
Inoltre, se per il diploma è previsto dal modello ministeriale un format in più lingue, tutti gli altri documenti vengono rilasciati in italiano, con ulteriore traduzione a carico degli interessati.
Infine, le istituzioni scolastiche italiane non rilasciano per alcuna ragione lettere di referenze o lettere di raccomandazione personali.
Firma del Dirigente Scolastico e legalizzazione presso l’ufficio scolastico territoriale
Le note pubblicate dalle istituzioni scolastiche e dagli uffici scolastici di riferimento cercano di mettere un ordine anche al caos delle richieste di documenti con firma del Dirigente Scolastico.
Dalla Nota n. 4647/2019 dell’UST di Vicenza, per esempio, si comprende come la richiesta di particolari documenti avvenga anche in periodi di assenza e ferie del DS. L’ufficio scolastico avvisa l’utenza che il rilascio della documentazione non può infatti essere garantito né in caso di assenze del Dirigente né durante i periodi di ferie.
Allo stesso tempo, il processo di legalizzazione della firma sui documenti scolastici richiesti dalle scuole e università straniere ha anche altri requisiti. Innanzitutto, i documenti devono essere in originale, con una firma apposta dal Dirigente Scolastico, dal Presidente di Commissione o dal Vicario del Dirigente. Inoltre, la firma deve essere chiaramente riconducibile al nominativo riportato per esteso.
La nota dell’UST di Vicenza ricorda anche quali sono i casi in cui non sarà possibile procedere con la legalizzazione della firma, ossia quando:
- viene presentata una copia del documento;
- non è stata depositata la firma presso l’ufficio scolastico dal quale si richiede la legalizzazione;
- il nominativo del firmatario non è riportato per esteso e in modo leggibile sotto la qualifica.
Infine, non è possibile legalizzare la firma presente nel documento se quest’ultimo è firmato “per il Dirigente Scolastico” o “per il Presidente di Commissione” senza che sia riportato il nominativo del firmatario. In tutti i casi che abbiamo visto, si tratta di adempimenti per i quali una congrua organizzazione delle famiglie può portare a una maggiore efficacia da parte delle istituzioni scolastiche. E a meno ritardi nella consegna dei documenti richiesti.
In ogni caso, consigliamo di fare sempre riferimento alle note o ai regolamenti delle istituzioni scolastiche e degli uffici scolastici di riferimento.
