Come abbiamo specificato nell'articolo "Come realizzare un sito web scolastico efficace", ci sono quattro punti cardine di cui tener conto, ovvero: utilità, accessibilità, trasparenza e, soprattutto, aggiornamento. L'aggiornamento continuo è un metodo efficace per assicurare la funzionalità del sito, rinnovando gli eventuali contenuti o meccanismi obsoleti ad esempio. Il lavoro che sta dietro ad un sito non si ferma alla sua creazione, dunque, ma necessita di un preciso e costante lavoro di Gestione e ottimizzazione. In questo Articolo vedremo come gestire un sito web scolastico e, soprattutto, chi deve farlo.
Cosa dice la normativa a riguardo?
Come abbiamo visto, la materia relativa alla creazione e gestione di un sito scolastico è disciplinata dalle "Linee Guida per i siti Web della PA" e dal "Vademecum", entrambi sono documenti previsti dall'articolo 4 della Direttiva n. 8/09. Nello specifico, all'interno del Vademecum il procedimento relativo alla gestione è elencato nella Tabella A.6 - Fase di gestione del sito, all'interno della quale vengono elencati:
- Descrizione dell'attività;
- Metodo da seguire;
- Documenti di progetto;
Di seguito indicheremo il contenuto di ogni voce.
Gestione di un sito scolastico: descrizione dell'attività
La tabella A.6 recita testualmente:
L'attività è solitamente a carico della struttura redazionale in seno all'amministrazione, difficilmente è gestita (parzialmente o completamente) da società esterne. In alcuni casi, come per esempio per siti di eventi\iniziative con obiettivi di breve durata la gestione, sotto supervisione dell'amministrazione, può essere in carico ad esterni (content provider).
Da ciò si evince che è consigliabile, se non fondamentale, affidare la gestione del sito al personale della scuola. Vi consigliamo di andare oltre la nomina di un singolo Responsabile del sito, ma creare un vero e proprio gruppo di lavoro
magari creando un gruppo di lavoro, valorizzando così le risorse umane interne alla scuola. Questo contribuirà a far crescere le competenze digitali collettive.
Medoto di gestione di un sito web scolastico
Il vademecum fornisce anche un metodo di gestione, una sorta di modus operandi per la realizzazione di contenuti da pubblicare, consigliando verifiche volte ad accertarsi della qualità dei contenuti e della navigazione. In questo caso, la tabella A.6 prescrive di effettuare:
- Verifiche formale sui contenuti (correzione bozze) ;
- Test di web writing (chiarezza espositiva, assenza linguaggio burocratico ecc);
- Test sulla reperibilità dei documenti e delle informazioni nel motore di ricerca;
- Test di verifica ed eliminazioni di link rotti.
altri test di verifica consigliati sono:
- questionari on line;
- sondaggi;
- analisi delle interazioni on line;
- analisi di usabilità.
In base ai risultati si potranno individuare i punti e le aree del sito da migliorare e mettere in atto un nuovo processo di progettazione e sviluppo di soluzioni ottimali.
Documenti di progetto utili alla gestione
I documenti utili alla gestione di un sito web indicati dalla normativa sono:
- Piano editoriale
Documento strategico editoriale, definisce chi fa cosa all'interno della redazione formalizzando tutte le attività di reperimento, organizzazione, creazione e revisione dei contenuti. - Guida editoriale
Documento operativo che riporta tutte le regole da rispettare nella progettazione, gestione, analisi, stesura dei contenuti del sito. - Progetto di migrazione
Progetto che definisce tutte le tipologie e fasi di migrazione dei contenuti. - Report
su accessi, richieste utenti di tipo qualitativo, andamento della redazione, aspetti tecnici, richieste e costumer satisfaction;
Chi Gestisce il sito web scolastico
Veniamo ora a chi deve gestire il sito scolastico, come abbiamo detto è consigliabile creare un gruppo di lavoro coinvolgendo più profili in possesso di:
- competenze tecnologiche nell'ICT;
- competenze editoriali;
- competenze in organizzazione, gestione e conservazione dell'informazione;
Anche qui ci si può rifare al vademecum per le pubbliche amministrazioni che indica i ruoli di gestione principali:
- Responsabile del procedimento di pubblicazione dei contenuti sul sito;
- Responsabile dell'accessibilità informatica;
- Responsabile dei sistemi informativi;
- Responsabile Ufficio relazioni con il pubblico;
Nel mondo della scuola, tuttavia, molti di questi ruoli sono accorpati nella figura di un unico Responsabile.
Responsabile della gestione del sito web scolastico
Il Responsabile della gestione (di norma un docente, un assistente tecnico/amministrativo o il DSGA) dovrà svolgere una serie di compiti re alla gestione che variano in funzione delle esigenze reali del sito della scuola. Esempi di questi compiti possono essere:
- Curare con regolarità e tempestività l'aggiornamento dei contenuti del sito;
- Pubblicizzare le attività e gli eventi promossi;
- Garantire la fruibilità del sito e la reperibilità delle informazioni;
- Curare la modalità di comunicazione delle informazioni;
- Raccogliere e pubblicare materiale formativo e didattico prodotto da studenti e docenti;
- Aggiornare e migliorare la struttura logico-organizzativa del sito se necessario;
- Fornire consulenza e supporto per l'utilizzo del Sito Web della scuola;
- Gestire l'area del Sito Riservata ai Docenti
A fine anno scolastico il Responsabile sarà chiamato a redigere una relazione sulla gestione sito web scolastico per rendere conto al Dirigente Scolastico dell'attività svolta durante il periodo trascorso.
